In diesem Artikel möchten wir darlegen, worauf beim Setup für die Filial-Mitarbeiter vorab geachtet werden sollte, damit es beim Onboarding und bei der laufenden Nutzung der payever Platform des Verkaufspersonals so wenig Rückfragen und Zwischenfälle wie nur möglich gibt.
Der Artikel richtet sich dementsprechend an Personen, die für das Setup der Rechner und Netzwerke in den Filialen zuständig sind (zentrale IT-Abteilung, System-Administratoren, lokale technische Ansprechpartner/ Technik-Koordinatoren in den Filialen vor Ort).
Browser
1.) Wir empfehlen die Verwendungen eines gängigen Browsers (Chrome, Firefox, Safari oder Edge). Mit diesen Browsern führen wir regelmäßig Tests durch und können entsprechend sicherstellen, dass unsere Platform mit diesen Browsern stabil läuft. Bei kleineren Nischen-Anbieter kann es ggf. zu Kompatibilitätsproblemen kommen (muss es allerdings auch nicht zwangsläufig). Auf keinen Fall verwendet werden sollte der Internet Explorer, da wir diesen vom Hersteller schon sehr lange nicht mehr upgedateten Browser aus Sicherheitsgründen nicht mehr unterstützen dürfen.
2.) Updaten Sie regelmäßig automatisiert den Browser. Die verwendete Browser-Version sollte idealerweise maximal 3 Versionen hinter der jeweils aktuellsten Version liegen.
3.) Aktivieren Sie im Browser die automatische Leerung von Cookies und Cache bei Schließung des Browsers, sodass nach einem Schließen und Neu-Öffnen des Browsers kein Cache mehr vorhanden ist. Gründe hierfür sind, dass es nach größeren Updates unserer Plattform mitunter zu Problemen kommen kann, wenn im Browser noch Daten gespeichert sind (insbesondere wenn diese Daten schon viele Wochen oder gar Monate alt sind). Wenn Sie den Verlauf aus anderen Gründen nicht regelmäßig leeren wollen, können Sie alternativ auch für die Nutzung der Platform den Incognito/Privat-Modus vorgeben.
4.) Vermeiden Sie so weit wie möglich die Verwendung von Add-ons und Plugins im Browser. Inklusive Add-Blocker und Translation-Tools (Google-Übersetzer und Ähnliche) können zu einer fehlerhaften Darstellung der Platform führen, weil durch sie ggf. Inhalte blockiert oder Texte falsch übersetzt werden können.
5.) Der Einfachheit halber empfehlen wir, eine Desktop-Verbindung zur Login-Seite von payever mit dem gewünschten Browser zu erstellen. So gelangen User schneller und einfacher zu payever und verwenden alle den gleichen bevorzugten Browser zur Nutzung der Platform.
6.) Stellen Sie sicher, dass der Browser berechtigt ist, auf interne oder externe Kameras an den Geräten zuzugreifen (wird benötigt für die Aufnahme von Ausweisbildern im Rahmen des Kreditantrags). Der Browser muss zudem auf Dokumente, die auf dem Rechner gespeichert sind, zugreifen können (wird benötigt, um ggf. eingescannte Dokumente wie Gehaltsnachweise auf dem Gerät zu finden und hochzuladen).
7.) Nehmen Sie im Browser bitte keine Einstellungen vor, die die Verwendung von Cookies blockieren. Einige der Funktionen unserer Platform sind aus technischen Gründen auf Cookies u.Ä. angewiesen, sodass es zu einer eingeschränkten Nutzbarkeit unserer Platform kommen kann, wenn Cookies blockiert werden.
1.) Bitte beachten Sie, dass jede Person, die payever nutzen soll, eine eigene Email-Adresse benötigt, um sich bei payever einen User erstellen zu können. Das Teilen von Zugängen oder Postfächern durch mehrere Mitarbeiter ist nicht erlaubt.
2.) Stellen Sie sicher, dass es für die User ohne größere Umstände möglich ist, auf ihr jeweiliges Email-Postfach zuzugreifen. Grund dafür ist, dass die User mitunter Einmal-Codes beim Login in die Platform eingeben müssen, die ihnen per Email zugestellt werden. Auch beim Zurücksetzen des Passworts oder beim erstmaligen Registrieren ihres Zugangs bei payever sind die User darauf angewiesen, einen per Email zugesandten Link zu verwenden.
Sollten sich in Ihrem Hause die User verschiedene Rechner teilen, achten Sie aber bitte darauf, dass der Benutzer insbesondere nach längerer Inaktivität oder Neustart zur Passworteingabe für das Mail-Programm gefordert wird, damit Mitarbeiter nicht auf die Emails anderer Kollegen zugreifen können.
3.) Stellen Sie sicher, dass automatisierte Emails von payever nicht blockiert werden (auch dann nicht, wenn sie in größerer Anzahl oder sehr häufig innerhalb kurzer Zeiträume gesendet werden). Wenn Sie Spamfilter oder Firewalls verwenden, sollte Sie für den Absender payever (Email-Adresse und/oder Mailserver-IP) Ausnahmen/ Whitelistings hinzufügen.
4.) Achten Sie darauf, dass die Postfächer sich laufend oder in sehr kurzen zeitlichen Abständen (z.B. minütlich) updaten. Grund dafür ist, dass Einmal-Codes für den Login oder Passwort-Reset-Links mitunter nur wenige Minuten gültig sind - wird ein Postfach also z.B. nur viertelstündlich aktualisiert, könnten die in den Emails enthaltenen Codes oder Links bereits abgelaufen sein, bevor sie dem User überhaupt angezeigt wurden.
Rechner/ Geräte
1.) Stellen Sie sicher, dass jedes Gerät, auf dem die Anwendung payever laufen soll, mit einer Kamera (bevorzugt) oder einem Scanner verknüpft ist. Da der User im Laufe des Kreditantrags Ausweisbilder und ggf. weitere Dokumente erstellen/scannen und hochladen muss, ist es für eine zügige und unkomplizierte Abwicklung wichtig, dass der User auf dem Gerät, mit dem er den Antrag erfasst hat, auch Dokumente digitalisieren kann. Sollte das aus irgendwelchen Gründen nicht möglich sein, dass an jedem Arbeitsplatz entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung gestellt werden, sollten die Mitarbeiter unbedingt vorab entsprechend geschult und darauf hingewiesen werden, wo in der Filiale sie entsprechende Geräte zur Digitalisierung erforderlicher Dokumente finden können.
2.) Wenn statt der Kamera ein Scanner zur Erfassung der Auswiese und Dokumente genutzt werden soll, stellen Sie den Scanner bitte so ein, dass er per Default die gescannten Inhalte im Format JPEG (nicht PDF) zurückgibt, und das eine mittlere Auflösung als Standardeinstellung hinterlegt ist (Auflösung muss hoch genug sein, dass die Text-Inhalte eines gescannten Personalausweises scharf und gut lesbar sind, aber auch nicht so hoch, dass eine einzelne Seite mehr als 2 MB groß ist).
3.) Achten Sie darauf, dass Datum und Uhrzeit auf dem Rechner automatisiert bestimmt werden (möglichst keine manuell Einstellung). Grund dafür ist, dass für den Login in die Platform auch der Zeitstempel relevant ist - weicht dieser von der tatsächlichen Uhrzeit/ dem tatsächlichen Datum ab), wird der Login verweigert.
4.) Achten Sie darauf, dass der Download-Ordner (so wie ggf. der Ordner, in dem eingescannte Dokumente abgelegt werden) regelmäßig (bevorzugt automatisiert) geleert wird. Damit stellen Sie sicher, dass Dokumente mit sensiblen Kundendaten (z.B. Kreditverträge, Ausweisbilder, Einkommensnachweise) nicht unnötig lange auf den Rechner gespeichert bleiben, und beugen somit Datenschutz-Verstößen vor. Ermutigen Sie die Filialmitarbeiter, Dokumente sofern möglich mit der Kamera statt mit dem Scanner zu erfassen und für die Unterzeichnung bevorzugt die digitale Unterschrift anstatt des Vertrags-Downloads zu verwenden, da dann die sensiblen Dokumente so gar nicht erst lokal auf dem Rechner gespeichert werden.
Netzwerk
1.) Stellen Sie sicher, dass unsere Website nicht von Firewalls oder Virus-Scannern, die Sie ggf. verwenden, blockiert wird.
2.) Stellen Sie sicher, dass in etwaigen Firmen-weiten Firewalls ein Whitelisting sowohl der payever Domains als auch der entsprechenden File Assets vorhanden ist.
3.) Vermeiden Sie wenn möglich die Verwendung von VPNs und Proxies. Sollte die Nutzung eines solchen VPNs oder Proxies in Ihren Häusern unvermeidbar sein, testen Sie bitte vor dem Onboarding der Filialmitarbeiter unbedingt einmal aus, ob sie bei der Nutzung unserer Plattform via VPN oder Proxy irgendwelche Einschränkungen oder Probleme feststellen können, die Sie bei der Nutzung ohne VPN/Proxy nicht feststellen können.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei den obigen Punkten überwiegend um Empfehlungen, nicht um verbindliche Vorgaben, handelt. Wenn Sie manche der Punkte nicht erfüllen können oder wollen, ist das nicht unbedingt ein K.O. für die Nutzung unserer Plattform in Ihren Häusern. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich der entsprechenden Punkte bewusst sind und intern Lösungsstrategien absprechen, auf die von entsprechenden Einschränkungen betroffene Filialmitarbeiter zurückgreifen können.
Wenden Sie sich im Zweifelsfall an unseren technischen Support unter support@payever.org, wenn Sie Rückfragen haben oder Hilfe bei der Findung etwaiger Lösungsstrategien benötigen.