Wenn Sie Allianz Trade pay am Telefon oder am physischen Point of Sale anbieten, können Sie über die payever "Checkout"-App, oder über einen Payment-Link, Aufträge einrichten und Rechnungen decken lassen. Diese Aufträge werden dann direkt auf der payever-Plattform verwaltet. In diesem Artikel finden Sie folgendes:
1. Aufträge über die „Checkout“-App oder über den Payment Link anfordern
2. Verwaltung von Aufträgen in der „Transactions“-App.
1. Deckungsanforderung über die „Checkout“-app oder über den Payment Link
Während oder nach dem Telefonat können Sie direkt in der Kassen-App ein Angebot für den Käufer anfordern. Dazu benötigen Ihre Vertriebsmitarbeiter einen Mitarbeiterzugang zum Payever-Geschäft Ihres Unternehmens.
Alternativ können Sie auch den Standard-Zahlungslink Ihres Unternehmens verwenden, für den sich Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht vorher bei der Plattform anmelden müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie auf den Standard-Zahlungslink Ihres Unternehmens zugreifen können.
1.1 Eingabe von Netto Bestellwert & WaWi-Referenz
Nach dem Betreten der Kassen-App wird der Vertriebsmitarbeiter mit einer Kasse konfrontiert, um den Bestellwert und die Referenz zu bestellen. Bitte geben Sie den Netto-Bestellwert ein und verwenden Sie eine eindeutige Referenz, die Sie im Warenwirtschaftssystem Ihres Unternehmens zuordnen können. Sie können jede Referenz-ID nur einmal verwenden. Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Daten auf 'Weiter'.
1.2 Suchen und Auswählen der Käuferfirma
Bitte wählen Sie zunächst den Käufertyp 'gewerblich' aus, da Allianz Trade pay sonst im Abrechnungsschritt nicht zur Verfügung steht. Geben Sie im Feld Firma die Käuferfirma ein und warten Sie ein paar Sekunden. Es erscheint ein Dropdown-Menü, aus dem Sie die Käuferfirma auswählen können.
Wenn Sie das Unternehmen auswählen, werden auch die Adressdaten im Feld darunter und in den folgenden Schritten automatisch ausgefüllt. Bitte achten Sie darauf, dass die automatisch ausgefüllte Adresse mit der Adresse übereinstimmt, die der Käufer telefonisch angegeben hat, sonst kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
1.3 Daten des Käufers
Im nächsten Schritt müssen Sie die persönlichen Daten des Käufers eingeben, der den Kauf per Telefon getätigt hat. Bitte geben Sie den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Käufers an. Bitte beachten Sie auch, dass die Rechnungsadresse mit der Lieferadresse übereinstimmen muss, um Betrug zu vermeiden.
1.4 Zahlung aufgeben
Nach der Eingabe der Daten, wählen Sie Allianz Trade pay aus und bestätigen Sie die Deckungsanfrage.
Sie erhalten eine Antwort auf der Grundlage der Entscheidung von der Allianz Trade. Der Auftrag kann angenommen oder abgelehnt werden. In manchen Fällen kann der Käufer nicht richtig identifiziert werden. In diesem Fall wird das Angebot immer abgelehnt.
2.Aufträge in der App „Transactions“ verwalten
Nachdem Sie eine Rechnung erfolgreich über Allianz Trade pay eingereicht haben, können Sie den Auftrag in der App „Transactions“ verwalten.
Die Verwaltung von Bestellungen umfasst die folgenden Aktionen, von denen einige obligatorisch sind (*), um Ihre Rechnungen angemessen vor Zahlungsausfällen zu schützen:
2.1 Stornierung: Hiermit wird der Auftrag storniert und das Angebot zur Deckung des Auftragswertes gelöscht.
2.2 Betragsänderung: Bevor die Ware versandt wird, kann der Auftragswert geändert werden, dies fordert ein neues Angebot von Allianz Trade an
2.3 Warenversand (Erfassung)*: Damit wird die Deckung aktiviert und der Kreditzeitraum beginnt
2.4 (Teil-)Rückerstattung: Eine Rückerstattung wurde eingeleitet, dadurch ändert sich der gedeckte Auftragswert
2.5 Forderung: Damit wird ein Zahlungsausfall gemeldet und eine Prüfung durch die Allianz Trade angefordert
2.6 Begleichung*: Damit wird bestätigt, dass die Rechnungen beglichen wurden, andernfalls wird die Allianz eine Forderung gegen den Käufer einreichen.
Alle Aktionen werden auftragsbezogen durchgeführt, indem Sie in der Transaktionsübersicht auf den gewünschten Auftrag klicken.
2.1 Stornierungen
Wenn ein Auftrag storniert oder (Teile davon) zurückerstattet wird, muss dies über die Transaktions-App gemeldet werden, damit das Angebot entfernt und der maximale Kreditrahmen für den Käufer freigegeben wird. Bestellungen können nur vollständig storniert werden, und zwar bevor die Waren versandt werden und die Bestellung erfasst wird.
2.2 Betragsänderung
Wenn sich der Auftragswert vor dem Versand der Ware ändert, z.B. wegen fehlender Bestände oder aufgrund eines Kundenwunsches, kann der Auftrag bearbeitet werden. Um den Bestellwert zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Drei-Punkte-Symbol, die mit „mehr“ und „Betrag ändern“ beschriftet ist.
Bitte beachten Sie, dass dies nicht möglich ist, nachdem die Ware versandt wurde und der Auftrag von Allianz Trade gedeckt wurde. Der neue Rechnungsbetrag muss gleich oder niedriger als der ursprüngliche Betrag sein.
2.3 Versand von Waren (Capture)
Wenn Sie die Waren versenden, müssen Sie Allianz Trade darüber informieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Ware versendet“ klicken. Dadurch wird der Auftrag für den Fall eines Zahlungsausfalls abgesichert. Die Rechnungsfrist beginnt in diesem Moment.
2.4 (Teil-)Rückerstattung
Wenn es eine Rückerstattung gibt, nachdem die Waren versandt wurden und die Bestellung erfasst wurde, können Sie den Rückgang des erfassten Bestellwerts melden, indem Sie auf die Schaltfläche „Rückerstattung“ klicken. Dort können Sie zwischen einer vollständigen oder teilweisen Erstattung wählen, indem Sie den Betrag auswählen, der erstattet werden soll, und die Aktion bestätigen.
2.5 Eine Forderung einreichen
Wenn eine Rechnung nach Ablauf des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt wird, müssen Sie eine Forderung an die Allianz Trade melden, indem Sie die Schaltfläche mit dem Drei-Punkte-Symbol auswählen, die mit „Mehr“ beschriftet ist, und auf „Forderung“ klicken. Sie haben nach dem Fälligkeitsdatum 30 Tage zeit, dies einzureichen.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Dokumente hochladen müssen, die den Anspruch belegen. Es ist zwingend erforderlich, die Originalrechnung und eine schriftliche Erklärung des Falles einzureichen.Nachdem Sie die Dateien hochgeladen haben, klicken Sie bitte auf „Hochladen“ und bestätigen Sie den Fall durch Klicken auf „Antrag“.
2.6 Rechnungs-Begleichung
Es gibt zwei Auslöser, die es erforderlich machen, eine Bestellung als beglichen zu melden:
1) Der Käufer bezahlt die Rechnung
2) Allianz Trade zahlt eine Erstattung aus, nachdem eine Forderung eingereicht wurde.
Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die Bestellung als beglichen kennzeichnen müssen, sobald die Transaktion auf Ihrem Firmenkonto registriert ist, um Ihren maximal verfügbaren Kreditrahmen freizugeben.
Wenn Sie die Transaktionen nicht begleichen, werden falsche Forderungen eingereicht, und Sie stoßen auf Ihr maximales Limit an versicherbaren Rechnungen. Um eine Rechnung als beglichen zu markieren, wählen Sie die Schaltfläche mit dem Drei-Punkte-Symbol, die mit „mehr“ beschriftet ist, und klicken Sie auf „begleichen“.