Sie sind eine Organisation mit mehreren Angestellten, die denselben payever Account nutzen? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, unsere Mitarbeiter-Funktionalität zu nutzen. Sie erfahren in diesem Artikel, wie Sie Mitarbeiter-Zugänge anlegen und Zugangsrechte verwalten können.
Wo Sie die Mitarbeiterverwaltung finden
Öffnen Sie bitte Sie App Einstellungen (Settings). Sie erreichen diese entweder über die Settings-App (Einstellungen) in der Kachel Business Apps oder über den Öffnen Button weiter unten in der Kachel Einstellungen.
Dort gehen Sie auf den Reiter Mitarbeiter in der Navigationsleiste auf der linken Seite.
Wie Sie Mitarbeitende einladen
Im Bereich Mitarbeiter in der Mitarbeiter-Übersicht sehen Sie alle in diesem Account registrierten Mitarbeiter:innen.
Um eine:n neue:n Mitarbeiter:in einzuladen, klicken Sie bitte auf die Kachel mit dem Plus.
Nun geben Sie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin und seine bzw. ihre Position im Unternehmen ein (alle weiteren Angaben sowie das Profilbild sind optional) und wählen aus, welche Rechte Sie diesem bzw. dieser Mitarbeiter:in geben möchten. Sie können dabei einzelne Apps auswählen und pro App entscheiden, ob der oder die Mitarbeiter:in vollen Zugriff auf die App bekommt oder z.B. nur Leserechte erhalten soll.
Mit einem Klick auf Speichern verschickt payever eine Einladungsmail mit einem Login-Link an Ihre:n Mitarbeiter:in. Ruft der oder die Mitarbeiter:in diesen Link auf, wird er oder sie einmalig aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Mit diesem Passwort und der E-Mail-Adresse, an die die Einladung verschickt wurde, kann sich der oder die Mitarbeiter:in dann zukünftig immer wieder in den Account einloggen.
(Ihr:e Mitarbeiter:in findet die Einladungsmail nicht? Bitte sehen Sie auch im Spamordner nach!)
Bitte beachten Sie, dass Ihr:e Mitarbeiter:in die Einladung innerhalb von 24h aufrufen muss - tut er oder sie dies nicht, verfällt die Einladung. Sie müssen dann in der Kachel dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin auf erneut senden klicken, um ihm oder ihr eine neue Einladung zukommen zu lassen.
Aus der Sicht Ihrer Mitarbeitenden wird der payever Account etwas anders aussehen - Ihre Mitarbeitenden sehen auf dem Dashboard ausschließlich Apps, für die sie mindestens das Leserechte haben, alle weiteren Apps werden nicht angezeigt. Wenn Ihr:e Mitarbeiter:in z.B. nur Zugriff auf die Checkout und Transactions App bekommen hat, sieht die Ansicht so aus:
Versucht ein:e Mitarbeiter:in innerhalb einer App eine Aktion zu tätigen, für die seine oder ihre Rechte nicht ausreichen, wird eine entsprechende Pop-Up Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass keine Berechtigung für diese Aktion vorhanden ist.
Alternative Möglichkeit Mitarbeitende einzuladen
Anstatt Ihre Mitarbeitenden manuell hinzufügen, können Sie auch bestimmte E-Mail Domains für Ihr Business freigeben. Alle E-Mail-Adressen dieser Domain können sich über einen spezifischen Link direkt in Ihrem Business einloggen. Bitte beachten Sie, dass über diese Möglichkeit die Mitarbeitenden automatisch die Position Mitarbeiter zugeteilt bekommt und automatisch Zugriff auf alle Apps erhalten.
Um eine bestimmte Domain für die Einladung Ihrer Mitarbeitenden freizuschalten, müssen Sie in die Einstellungen (Settings) Ihres Business gehen:
Dort können Sie unter Business Details den Punkt Erlaubte Domains auswählen:
Geben Sie hier die E-Mail-Domain an, die Sie freischalten wollen, z.B. payever.org, und bestätigen Sie dieses mit Domain hinzufügen. Anschließend können Sie unter Registrierungs-URL kopieren den Link kopieren, über den sich Ihre Mitarbeitenden mit der entsprechenden Mail-Domain ohne speziellen Einladungslink registrieren können. Anschließend müssen Sie bitte die Einstellungen Speichern:
Den Registrierungslink können Sie entsprechend an Ihre Mitarbeitenden weiterleiten. Wenn sich diese über den Link registrieren, werden diese zuerst mit dem Status Eingeladen in Ihrer Mitarbeiterverwaltung angezeigt und erhalten folgende E-Mail zur Verifizierung:
Nach dem Klicken auf Jetzt Zugang aktivieren und der Vergabe eines Passwortes (bereits bestehende user müssen ihr bisheriges Passwort verwenden) besteht voller Zugriff auf das entsprechende Business und der Status des Profils in der Mitarbeiterverwaltung ist Aktiv. Falls sich eine Person mit einer anderen E-Mail-Domain über den Link registrieren sollte, erhält diese in der Mitarbeiterverwaltung den Status Freigabe angefragt. Diesen Account können Sie manuell unter Bestätigen freischalten: