Hat Ihre Organisation mehrere Angestellte, die auf den ein und selben payever Account zugreifen müssen, ggf. auch gleichzeitig von verschiedenen Geräten aus? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen unbedingt unser Mitarbeiter-Funktionalität zu nutzen.
Bitte beachten Sie, dass nicht mehrere Personen auf unterschiedlichen Geräten mit dem gleichen Login in der Plattform arbeiten können (d.h. ist eine erste Person in den Account eingeloggt und eine weitere Person loggt sich auf einem anderen Gerät mit den selben Login-Daten ein, wird die erste Person automatisch ausgeloggt), und nutzen Sie dementsprechend bitte das im Folgenden beschriebene System zur Erstellung individueller Logins für Ihre Mitarbeiter.
Sie erfahren in diesem Artikel, wie Sie Mitarbeiter-Zugänge anlegen und deren Zugangsrechte verwalten können.
Wo Sie die Mitarbeiter-Verwaltung finden
Öffnen Sie bitte Sie App Einstellungen. Sie erreichen diese entweder über das Zahnrad-Symbol in der Kachel Business Apps oder über den Öffnen Button weiter unten in der Kachel Einstellungen.
Dort gehen Sie auf den Reiter Mitarbeiter.
Wie Sie Mitarbeiter einladen
Im Bereich Mitarbeiter in der Mitarbeiter-Übersicht sehen Sie alle in diesem Account registrierten Mitarbeiter.
Um einen neuen Mitarbeiter einzuladen, klicken Sie bitte auf die Kachel mit dem Plus.
Nun geben Sie in das sich öffnenden Formular bitte
- Vorname
- Nachname
- Email-Adresse
- und Position
des Mitarbeiters ein. Alle weiteren Angaben sowie das Profilbild sind optional. Bitte beachten Sie, dass Sie als Position Admin wählen müssen, falls der betroffene Mitarbeiter später dazu berechtigt sein soll, andere Kollege in den Account einzuladen und/oder Kundendaten aus der Transaktionsübersicht zu exportierten.
Wählen Sie dann aus, welche Rechte Sie diesem Mitarbeiter geben möchten. Sie können dabei einzelne Apps auswählen und pro App entscheiden, ob der Mitarbeiter vollen Zugriff auf die App bekommen soll oder z.B. nur Leserechte erhalten soll.
Mit Klick auf Speichern verschickt payever eine Einladungsemail mit einem Login-Link an Ihren Mitarbeiter. Ruft der Mitarbeiter diesen Link auf, wird er einmalig aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Mit diesem Passwort und der Email-Adresse, an die die Einladung ging, kann sich der Mitarbeiter dann zukünftig immer wieder in den Account einloggen.
(Ihr Mitarbeiter findet die Einladungsemail nicht? Bitte sehen Sie auch im Spamordner nach!)
Bitte beachten Sie, dass Ihr Mitarbeiter die Einladung innerhalb von 24h aufrufen muss - tut er dies nicht, verfällt die Einladung. Sie müssen dann in der Kachel dieses Mitarbeiters auf erneuern klicken, um ihm eine neue Einladung zukommen zu lassen.
Bitte beachten Sie auch, dass pro Email-Adresse immer nur ein Zugang angelegt werden kann - Sie können also nicht die selbe Email-Adresse mehrfach in das gleiche Business einladen. Es ist allerdings kein Problem, die selbe Email in unterschiedliche Businesses einzuladen - der User unter dieser Email bekommt dann nach dem Login einfach alle ihm zugeordneten Businesses zur Auswahl angezeigt und kann dann wählen, in welches er sich gerade einloggen möchte.
Aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter wird Ihr Account etwas anders aussehen - Ihre Mitarbeiter sehen auf dem Dashboard generell nur Apps, für die Sie mindestens Leserechte haben, alle weiteren werden gar nicht erst angezeigt. Wenn ihr Mitarbeiter z.B. nur Zugriff auf die Checkout und Transactions App bekommen hat, sieht seine Ansicht so aus:
Versucht ein Mitarbeiter innerhalb einer App eine Aktion zu tätigen, für die seine Rechte nicht ausreichen, erhält dieser eine entsprechende Pop-Up Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass er zu dieser Aktion nicht berechtigt ist.
Alternative Möglichkeit Mitarbeitende einzuladen
Anstatt Ihre Mitarbeitenden manuell hinzufügen, können Sie auch bestimmte Email Domains für Ihr Business freigeben. Alle Emailadresse dieser Domain können Sich über einen spezifischen Link direkt in Ihrem Business einloggen. Bitte beachten Sie, dass über diese Möglichkeit die Mitarbeitenden automatisch die Position “Mitarbeitende/r” zugeteilt bekommt und automatisch Zugriff auf alle Apps hat.
Um eine bestimmte Domain für die Einladung Ihrer Mitarbeitenden freizuschalten, müssen Sie in die Einstellungen Ihres Business gehen:
Dort können Sie unter Business Details den Punkt Erlaubte Domains auswählen:
Geben Sie hier die Mail Domain an, die Sie freischalten wollen, z.B. payever.org, und bestätigen Sie dieses mit Domain hinzufügen. Anschließend können sie unter Registrierung-URL kopieren, den Link kopieren über den sich Ihre Mitarbeitenden mit der entsprechenden Emaildomain ohne speziellen Einladungslink registrieren können. Anschließend die Einstellungen Speichern:
Den Registrierungslink können Sie an Ihre Mitarbeitenden weiterleiten. Wenn sich diese über den Link registrieren, werden diese zuerst mit dem Status “Eingeladen” in Ihrer Mitarbeiterverwaltung angezeigt und erhalten folgende Mail zur Email-Verifizierung:
Nach der Klicken auf Jetzt Zugang aktivieren, besteht voller Zugriff auf das entsprechende Business und der Status des Profils in der Mitarbeitendenverwaltung beträgt “Aktiv”. Falls sich eine Person mit einer anderen Email Domain über den Link registrieren sollte, erhält diese in der Mitarbeitendenverwaltung den Status “Freigabe angefragt”. Diesen Account können Sie manuell unter Bestätigen freischalten: